Innsyn i kommunale arkiv

Er du på jakt etter dokumentasjon frå ein kommune eller fylkeskommune? Avhengig av kva type arkiv du er på jakt etter kan du få innsyn enten ved å kontakte kommunen eller fylkeskommunen, eller gjennom Kommunearkivordninga som er depotinstitusjon.

Arkivkatalog

Vi er sentraldepot for Vestland fylkeskommune og for 18 kommunar frå tidlegare Sogn og Fjordane. Arkiva er registrerte, og i katalogen kan du sjå kva arkiv vi har. Katalogen er dessverre ikkje heilt komplett, så ta kontakt om det er noko du er på jakt etter som du ikkje finn: Arkivkatalog for kommunale arkiv. 

Det er kommunen som kan gje innsyn i nyare arkiv og arkiv som dokumenterer deg som person. Kommunearkivordninga i Vestland kan, på vegner av kommunen det gjeld, gje enkeltpersonar innsyn i historiske arkiv. 

Digitaliserte dokument

Ein del kommunale arkiv er tilgjengeleg digitalt, sortert på kommune: Digitaliserte dokument. Finn du ikkje det du er på jakt etter? Kommunearkivordninga kan gje innsyn i dei historiske arkiva vi har i depot. Ta kontakt med oss på post@vlfk.no. 

Dokumentasjon om deg sjølv

Om du er på jakt etter dokumentasjon om deg sjølv, så må du i dei fleste tilfelle ta kontakt direkte med kommunen eller fylkeskommunen. Les meir om dette her: Dokumentasjon om deg sjølv.

Retten til innsyn

Kommunearkivordninga arbeider for at arkiv frå kommunale og fylkeskommunale verksemder vert oppbevart og formidla i tråd med gjeldande lovverk. Forvalting av offentlege arkiv er regulert av offentleglova. Den slår fast retten til innsyn i offentlege arkiv. Alle, både samfunnsaktørar og enkeltindivid, har rett til innsyn i offentlege arkiv.

Elektroniske arkiv

Kommunane skapar i dag arkiv i ulike elektroniske system. Kommunen leverer uttrekk av slike system til oss som vert lagra for ettertida i digitalt depot.  

Kommunearkivordninga kan gje sakshandsamar i kommunen innsyn i elektronisk materiale som er formatert etter Noark-5 standarden. I tilfelle der ein har behov for opplysningar som ligg i eit SIARD-uttrekk kan vi også skaffe desse, men dette er ei svært ressurskrevjande oppgåve og er i utgangspunktet ikkje ei teneste Kommunearkivordninga tilbyr. Vi jobbar saman med andre arkivaktørar med å få på plass innsynsløysingar som kan gje innsyn på ein enkel måte også i SIARD-uttrekk.

All dokumentasjon om deg vert gjerne kalla personregister eller rettigheitsdokumentasjon. Denne dokumentasjonen skal dokumentere om det offentlege har utført dei pliktene og oppgåvene dei er pålagde å tilby deg som innbyggjar. Dette gjeld til dømes dokumentasjon frå sosialtenesta, barnevern, PPT, barnehage, skule, pleie og omsorg, helsestasjonar og tannhelse.

Kommunearkivordninga er depot (oppbevaringsstad) for kommunale og fylkeskommunale arkiv. Det vil sei at kommunane og fylkeskommunane framleis er eigarar av arkiva. Vi oppbevarer personregister som har gått ut av administrativ bruk for medlemmene i kommunearkivordninga, og har materiale frå Hordaland fylkeskommune, Sogn og Fjordane fylkeskommune og alle kommunane i Nordfjord, Sunnfjord og Sogn.

Kommunearkivordninga i Vestland er eit samarbeid mellom Vestland fylkeskommune og kommunane i Nordfjord, Sunnfjord og Sogn om arkivfagleg kompetanse og tenester. Fylkeskommunen er medlem av og vertskap for det kommunale oppgåvefellesskapet.

Meir om Kommunearkivordninga i Vestland