Deponering av kommunale arkiv

Kommunearkivordninga i Vestland er sentraldepot for 18 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Sogn, og Vestland fylkeskommune. Formannskapslova frå 1837 var starten på kommuneforvaltninga og lokalt sjølvstyre, og i vårt depot finn du både eldre og nyare kommunale arkiv.

Når arkivmateriale er gått ut av dagleg bruk skal det overførast til depot for bevaring og langtidslagring. Papirarkiv skal normalt overførast til depot når det er 25-30 år gammalt, men det er mogleg å søkja om å få deponera både før og etter denne fristen. Dersom eit organ blir nedlagde, men funksjonen lever vidare i eit anna organ, skal arkivet overførast til det nye organet. Elektroniske arkiv bør overførast til depot tidlegare enn dette. 

Kvar kommune i oppgåvefellesskapet disponerer eit tal hyllemeter til papirarkiv i vårt depot på fylkeshuset på Leikanger. Dette depotet er per i dag fullt, og vi er i ferd med å bygge eit nytt arkivbygg, i samarbeid med Vestland fylkeskommune. Vi tek i utgangspunktet ikkje imot arkiv før det nye bygget står klart i 2025. Ta kontakt om du trenger å diskutere deponering eller mellombels oppbevaring av arkiv.

Vi har eigne ingsinstruksar for: 

Avlevering betyr at eit avslutta arkiv – eller ein avslutta arkivdel – vert overført til eit arkivdepot som overtek både råderett over og oppgåva med forvaltning av materialet. For statlege arkiv er det Arkivverket som overtek ansvaret.

For kommunalt arkivmateriale vert overleveringa til depot kalla deponering. Skilnaden er at depotinstitusjonen ved ei deponering tek på seg å forvalte materialet, medan ansvaret og råderetten framleis ligg hos kommunen.