Plan for forvaltningsrevisjon 2024-2028
Fylkestinget har i juni 2024 vedteke plan for forvaltningsrevisjon for Vestland fylkeskommune for perioden 2024 - 2028. Planen byggjer på ei risiko- og vesentlegheitsvurdering gjort av forvaltningsrevisor, og planarbeid og innstilling gjort av kontrollutvalet. I same møtet vedtok fylkestinget også plan for eigarskapskontroll.
Kontrollutvalet vil i perioden bestille forvaltningsrevisjonar på bakgrunn av denne planen. Allereie i møte i kontrollutvalet 02. september 2024 vil dei to første forvaltningsrevisjonane og den første eigarskapskontrollen bli bestilt. I seinare møte vil resterande prosjekt bli vurdert i gruppevise bestillingar.
På denne sida kan du lese meir om dei planlagde prosjekta, og finne kontaktinfo dersom du har innspel til tema og problemstillingar som kontrollutvalet kan gi revisor i oppdrag å følgje i samband med forvaltningsrevisjonane.
Planen inneheld 13 revisjonsprosjekt i prioritert rekkjefølgje, og åtte uprioriterte prosjekt. Les meir om dei prioriterte prosjekta ved å trykke på plussteikna under.
Vestland fylkeskommune nyttar Deloitte som forvaltnings- og rekneskapsrevisor. Tekstane er i hovudsak henta frå Deloitte si risiko- og vesentlegheitsvurdering, med mindre omskrivingar og tillegg.
1. Oppfølging av forvaltningsrevisjon av tannhelsetenesta
Dette prosjektet er per 07.10.24 sett på vent, i påvente av tiltaksplan etter fylkeskommunen sin temaplan for tannhelsetenesta.
Vestland tannhelseteneste har ansvar for å gi eit tannhelsetilbod til om lag 195.000 innbyggjarar i fylket, har om lag 550 tilsette fordelt på 55 klinikkar, og driv eit regionalt kompetansesenter, TkVestland, som tilbyr spesialistbehandling og driv fagleg utvikling og forsking.
Deloitte gjennomførte i 2020/21 ein forvaltningsrevisjon av Vestland tannhelseteneste. Dette var ein svært omfattande og kompleks revisjon, med avvik og forslag til tiltak som tannhelsetenesta har brukt mykje tid og ressursar på å svare ut.
Ved vedtak av ny plan for forvaltningsrevisjon, var det framleis eit par punkt i tiltakslista etter førre revisjon som ikkje er avslutta.
I risiko- og vesentlegheitvurderinga til Deloitte, er det identifisert følgjande risikoområde:
Tannhelseteneste til eldre og rusavhengige personar
Revisjonen av tannhelsetenesta som blei gjennomført i 2021, avdekka mellom anna at fylkeskommunen særleg hadde utfordringar med å gi eit regelmessig og oppsøkjande tilbod til personar med ruslidingar og eldre, uføre og langtidssjuke i heimepleie. Undersøkinga viste også at det i varierande grad var eit godt samarbeid med kommunane, som er ein føresetnad for at prioriterte grupper får eit tilbod.
Høg risiko og/eller vesentleg område knytt til:
- Brot på regelverk
- Kapasitet i tenesta/manglande oppfølging av prioriterte grupper
- Tilbod til personar med ruslidingar og pleietrengande eldre
- Samhandling med kommunale einingar/andre tenesteytarar (slik som eldreomsorg, rusomsorg)
Tannhelsetenesta sitt ansvar for å avdekke og førebygge vald og overgrep mot barn og unge
Revisjonen av tannhelsetenesta som blei gjennomført i 2021, viste at det var behov for kompetanseheving og rettleiing for å sikre at tilsette kan førebyggje, avdekke og avverje vald, overgrep og omsorgssvikt. Mellom anna kom det fram at det ikkje alltid blei meldt frå til barnevernet ved bekymring rundt barn og unge, og at talet på bekymringsmeldingar hadde gått ned i 2020 samanlikna med åra før.
Høg risiko og/eller vesentleg område knytt til:
- Brot på regelverk
- Avdekking/førebygging av vald, overgrep og omsorgssvikt mot barn og unge
- Samhandling med barnevernstenesta
- Kompetanse
Tannhelseteneste til TOO-pasientar
I revisjonen av tannhelsetenesta som blei gjennomført i 2021 kom det fram at det var lang ventetid for å få eit TOO-tilbod, samt uklarheit knytt til kor lenge tannklinikkane skulle følgje opp TOO-pasientar. Behandlinga blei vidare oppgitt å vere både tid- og ressurskrevjande, noko som gjekk ut over klinikkane sin kapasitet til å behandle andre pasientar. I 2021 blei det også gjort ei omstrukturering av TOO-behandlinga i fylkeskommunen, herunder at talet tannklinikkar som tilbyr slik behandling blei redusert frå ni til fire. Dette fordi dei statlege tilskota ikkje dekka alle kostnadane fylkeskommunen hadde med tilboda.
Høg risiko og/eller vesentleg område knytt til:
- Brot på regelverk
- Kapasitet/lang ventetid for pasientar som har behov for TOO-behandling
- Budsjettoverskridingar
Oppfølgingsrevisjon
Aktuelle tema (mellom anna):
- Tannehlseteneste til eldre, rusavhengige personar og pasientar som har opplevd tortur, overgrep og/eller har odontofobi
- Kapasitet/ventetid
- System og rutinar
- Samhandling med kommunale einingar/andre tenesteytarar
2. Ressursplanlegging, økonomistyring og oppfølging av refusjonsordningar i Skyss
Dette prosjektet blei bestilt 07.10.2024, med levering 27.05.2025
Skyss er ei eining i fylkeskommunen som har stor grad av autonomi, eit stort ansvarsområde og eit betydeleg budsjett.
Det har i interjvu blitt peikt på at det er sentralt å sjå på korleis Skyss arbeider med inntektssikring og kostnadsfordeling. Det blir peikt på at Skyss har eit prosjekt knytt til dette over fleire år, som ikkje har gitt resultat. Det har òg blitt etterlyst ei meir kunnskapsbasert tilnærminig til både drift og inntektssikring i kollektivtilboda. Det har også blitt peikt på utfordringar når det gjeld system og rutinar i Skyss.
I same møte i fylkestinget som vedtok plan for forvaltningsrevisjon, blei det lagt fram ein tertialrapport etter 1. tertial 2024 som viser ein prognose for meirforbruk innan mobilitet og kollektiv ved utgangen av 2024 på 127 mill. kr. Utover dette er det i arbeidsokument til 2025-budsjettet lagt inn ein meirkostnad for tenesteområdet på 300 mill. kr. Om ein da legg arbeidsdokumentet for budsjettet til grunn saman med prognose for meirforbruk i 2024, vil samla meirforbruk i 2024 og 2025 vere på 427 mill. kr. i forhold til budsjett for 2024 (arbeidsdokument 2-2024). I desse tala er mogleg svikt i billettinntekter ikkje teken med.
Arbeidsdokument 1-2024 peiker på at det i utfordringsbiletet i kollektivsektoren ligg at mesteparten av aktiviteten er knytt opp mot driftskontrakter på buss, bane, båt og ferje. Kontraktsutbetalingane blir indeksregulert inntil 4 gongar per år. Vidare er kostnaden med overgang til nullutsleppsteknologi på buss, båt og ferje høg. Konsekvensen av dei økte kostnadene er anten auka økonomiske rammer eller redusert tilbod.
Høg risiko og/eller vesentleg område knytt til:
- System og rutinar
- Økonomistyring
- Tapte inntekter
- Kunnskapsbasert driftsplanlegging
- Systematikk i inntektssikring
Aktuelle tema (mellom anna):
- Utnytting av teknologi og system i ressursplanlegging og drift
- Økonomistyring og -planlegging
- Oppfølging av nasjonale refusjonsordningar
3. Tilpassa opplæring og individuell tilrettelegging
Ny opplæringslov trer i kraft 1. august 2024. I denne blir omgrepet "spesialundervisning" erstatta med "individuell tilrettelegging".
I intervju har det blitt peikt på at det har vore ei auke i vedtak og rettar knytt til individuell tilrettelegging dei siste åra. Det kan bli krevjande å følgje opp lovkrava knytt til denne auken. Dei vidaregåande skulane skal ha tilsette, økonomi og læremiddel til å gjennomføre tiltaka.
Dei to tidlegare fylka hadde ulik organisering av spesialundervisninga, og det er framleis ein diskusjon om korleis ein organiserer på mest mogleg føremålstenleg måte. Dette skapar risiko for mangelfulle tenester.
Høg risiko og/eller vesentlege område knytt til:
- Iverksetting av vedtak
- Ressursar
- Ny opplæringslov
- Tilpassa opplæring
Aktuelle tema (mellom anna):
- Iverksetting av vedtak
- Tilstrekkeleg tilbod
4. Fråfall i vidaregåande opplæring
I intervju har det blitt peikt på at fråfallsproblematikken er eit aktuelt tema for forvaltningsrevisjon, og at det til dømes kunne vore aktuelt å sjå om nokre skular eller fagområde arbeider betre med fråfallsoppfølging enn andre.
I ny opplæringslov (gyldig frå 1. august 2024) får skulane ei plikt til å følgje opp fråvær. Skulane skal ha ein plan for førebygging, oppfølging og handtering av fråvær.
Det blei i 2018 gjennomført ein forvaltningsrevisjon av fråfall i vidaregåande opplæring. Sidan den tid har fråværet og fråfallet auka.
Høg risiko og/eller vesentleg område knytt til:
- Fråværsoppfølging
- Fråfall
- Ny opplæringslov
- Brot på regelverk
Aktuelle tema (mellom anna):
- Samarbeid på tvers av skular
- Samarbeid med andre tenesteytarar (t.d. kommunar ved skulehelseteneste)
- Oppfølging av elevar med fråfallsproblematikk
5. Styring av investeringsprosjekt
Vestland fylkeskommune har høge investeringar, dels med tidlegare døme på store budsjettoverskridingar. Som Deloitte skriv i risiko- og vesentlegheitsvurderinga: "Storleiken på investeringane gjer at dette området har ein ibuande risiko."
Styring og budsjettkontroll er viktig både for å handtere forhold fylkeskommunen sjølv råder over, som dimensjonering, og forhold som fylkeskommunen ikkje kan rå over, som prisauke.
Det blei gjennomført forvaltningsrevisjon av styring og kontroll med investeringsprosjekt innan veg, skule og IKT i 2023. Kontrollutvalet følgjer framleis opp fylkeskommunen sitt arbeid etter tilrådingane innan IKT i forvaltningsrevisjonen.
I risiko- og vesentlegheitsvurderinga såg Deloitte føre seg at det kunne vere aktuelt å gjennomføre ein ny forvaltningsrevisjon på området i slutten av perioden, men fylkestinget (og kontrollutvalet gjennom si innstilling) har ønskt prosjektet så høgt på prioriteringslista at det truleg vil bli bestilt ein oppfølgingsrevisjon i første del av perioden.
Høg risiko og/eller vesentleg område knytt til:
- Budsjettoverskridingar
- Høg gjeldsgrad
- Budsjettkontroll
- Prosjektstyring
Aktuelle tema (mellom anna):
- Styring og kontroll
- Risikovurderingar
- Meldingar om avvik
6. Universell utforming i kollektivtilbodet
TEK 17 legg krav til universell utforming av nye og opprusta knutepunkt, både terminalbygg og uteområde, og både fysisk og visuelt tilgjengeleg. Dette for at så mange som mogleg kan gjennomføre byte mellom transportmiddel, og ha samanbundne reiser frå start til endestasjon, utan unødig tidstap.
Kontrollutvalet er oppteke av utfordringar knytt til overgangar og samhandling mellom kollektivtenestene i Vestland, t.d. at bussar ikkje korresponderer eller ventar på passasjerer frå ferje.
I spørjeundersøkinga stiller respondentar spørsmål ved kva som er status i Vestland fylke når det gjeld å oppfylle menneskerettane til personar med nedsett funsjonsevne i dag, og kor godt kunnskapsgrunnlag fylkeskommunen har for universell utforming.
I 2023 blei det utarbeidd ein tilstandsrapport om universell utforming i Vestland der det om mobilitet og kollektivtransport blei peikt på følgjande (Deloitte si samanfatting):
- Seksjon for transportplan arbeider med å kartlegge haldeplassar i fylket for å sikre auka tilgjenge og tryggleik for mjuke trafikantar. Oversikta gir informasjon om haldeplassar med kritiske feil og manglar når det gjeld krav om universell utforming, og skal nyttast for iverksetting av utbetringar. Oversikta blir vurdert som god, men den er ikkje til ei kvar tid oppdatert. Det blir vidare vist til at det er ikkje rutinar for å rapportera informasjon om tilgjenge frå kartleggingane i publikumsløysningar. Det blir vidare vist til at tilgjenge ved nye haldeplassar og haldeplassar nær bykjernar verkar å vera god, medan tilgjenge på haldeplassar utanfor bykjernane generelt har dårlegare tilgjenge.
- Det blir peikt på at det er høg merksemd om universell utforming i Skyss og at eininga mellom anna har tatt meir eigarskap til utvikling av appane og dei digitale tenestene dei siste åra. Den digitale reiseplanleggaren har i dag tilgjengeerklæringar og det er mogleg for brukarane av reiseplanleggaren å gje evalueringar. Samtidig blir det peikt på at inntrykket når det gjeld status på universell utforming er at det område som ikkje er kartlagt, og at tilstanden derfor er usikker. Stoppestadregisteret synast å vera avgrensa til å gje god informasjon om den enkelte haldeplass. Det blir peikt på manglande forankring og fokus blant leiarar og vist til at avdelinga manglar eit samla og heilskapleg fokus på universell utforming.
- Bybanen blir peikt på som eit tilbod som har ivareteke krava til universell utforming på ein god måte.
Høg risiko og/eller vesentleg område knytt til:
- Brot på regelverk
- Brot på FN-konvensjonen om rettigheitar for menneske med nedsett funksjonsevne (CRPD)
- Universell utforming på haldeplassar
- Tverrfagleg samarbeid og leiarforankring i arbeidet med universell utforming
- Samhandling og korrespondanse i kollektivtilboda
- Informasjon ut til publikum gjennom digitale plattformer
Aktuelle tema (mellom anna):
- FN-konvensjonen om rettigheitar for menneske med nedsett funksjonsevne (CRPD)
- Universell utforming av heile reiseruter
- Informasjon ut til publikum gjennom digitale plattformer
- Kartlegging og evaluering
7. Fylkeskommunen som pådrivar i klimaomstilling
I Utviklingsplan for Vestland (pdf) heiter det at Vestland skal vere ein pådrivar for klimaomstilling og nullutsleppsamfunnet innan 2030. Fylkeskommunen følgjer opp regional plan for klima 2022-2035 (pdf) med tilhøyrande årsplan. Den regionale planen peikar ut fem overordna plantema for klimaomstilling i Vestland som omhandlar reduksjon av klimagassutslepp (både direkte og indirekte}, eit klimarobust fylke, sikre naturmangfald, og legge til rette for ei rettferdig klimaomstilling.
I spørjeundersøkinga til Deloitte blir det påpeikt at det er risiko for at ansvarleg fagavdeling (næring, plan og innovasjon) ikkje klarar å etterleve vedtekne mål og planar. Det blir vist til at det er eit stort spenn mellom dei overordna målsettingane knytt til klima og det som ligg i årsplanen, og at det ikkje blir arbeidd tilstrekkeleg for å hente inn dette spennet mellom målsettingar og konkrete tiltak. Det blir vidare peikt på at det kan vere utfordringar når det gjeld samarbeid på dette området då det t.d. er mange ulike interesser og kommunale aktørar med ulike økonomiske utgangspunkt.
Deloitte vurderte at det var middels risiko og/eller vesentlegheit på området, men kontrollutvalet og fylkestinget har løfta området opp som prioritert i plan for forvaltningsrevisjon.
Middels risiko og/eller vesentleg område knytt til:
- Etterleving av klima- og miljømål
- Kapasitet og kompetanse
- Samarbeid med kommunar
- Samarbeid med private aktørar
- Tilskotspraksis
Aktuelle tema (mellom anna):
- Samarbeid med kommunar og private aktørar
- Vurdering av klima og miljø i tilskotsprosessar
- Rapportering og måloppnåing
- Kompetanse og kapasitet
8. Vedlikehald av fylkesvegar
I orienteringssak til kontrollutvalet 12.02.24 går det fram at vedlikehaldsetterslepet på fylkesvegar i Vestland er om lag 18 mrd. kr. i 2022. I tillegg til etterslepet, vil det også vere naudsynt å utbetre standarden på vegar og tunnelar på grunn av nye forskrifter som kjem mellom 2025 og 2031.
Det blei i 2022 gjennomført ein forvaltningsrevisjon av fylkesvegforvaltninga i Vestland fylkeskommune (pdf). Fylkesadministrasjonen er på overordna nivå ferdig med å følgje opp tiltaka etter revisjonen, men det står att noko detaljarbeid ut 2025 på beredskapsplanar og ROS-analysar på utvalde ferjekaier og bruer. Kontrollutvalet har bede om tilbakemeldingar på desse i 2025 og 2026.
Høg risiko og/eller vesentleg område knytt til:
- Brot på regelverk
- Vedlikehaldsetterslep
- Trafikktryggleik
Aktuelle tema (mellom anna):
- Oversikt over vedlikehaldsbehov
- System for å sikre oppdatert oversikt
- Etterleving av mål og vedtak
9. Styring av vegprosjekt
Deloitte vurderte at det var middels risiko og/eller vesentlegheit på området "styring av vegprosjekt", men kontrollutvalet og fylkestinget har løfta området opp som prioritert i plan for forvaltningsrevisjon.
Ved kommande bestilling vil prosjekt nr. 9 kunne bli sett i samanheng med prosjekt nr. 5 (styring av investeringsprosjekt) og nr. 8 (vedlikehald av fylkesvegar), og da eventuelt som ein oppfølgingsrevisjon av den nyleg gjennomførte forvaltningsrevisjonen av fylkesvegforvaltninga i Vestland (2022).
Til risiko- og vesentlegheitsvurderinga blei det peikt på behov for fleire og meir detaljerte milepælsorienteringar knytt til ulike fasar i prosjektprosessen. Respondentar i spørjeundersøkinga har bemerka at måloppnåinga er svak, anten der framdrifta på veg- og rasprosjekt ofte blir utsett, eller der det er problem med å få brukt avsette budsjettressursar i prosjekta. Dette har vore sentralt tema i forvaltningsrevisjonen av fylkesvegforvaltninga (2022). Eit anna sentralt tema i den revisjonen var uklarheit knytt til overføring av kompetanse og rutinar frå Statens vegvesen i 2020.
Middels risiko og/eller vesentlegheit knytt til:
- Budsjettoverskridingar
- Samanslåing av VLFK og Statens vegvesen i 2020
- Måloppnåing
- Prosjektstyringskompetanse
Aktuelle tema (mellom anna):
- Styring og kontroll
- Risikovurderingar
- Meldingar om avvik
10. IKT-tryggleik og beredskap
Fylkestinget har dei siste åra fått levert ei rekkje forvaltningsrevisjonar knytt til eller relatert til IKT:
- Beredskapsordninga (mars 2024)
- Satsing på digitalisering (juni 2023)
- Informasjonstryggleik (desember 2020)
Det har ikkje blitt gjort forvaltningsrevisjonar der den generelle IKT-tryggleiken har vore gjenstand for revisjon.
I spørjeundersøkinga blir det påpeikt at det er høge ambisjonar om at ein skal utvikle seg i retning av sky, kunstig intelligens og oppretthalde stabile tenester. Samtidig blir det vist til at det er svært krevjande å få nok personell til å drifte eit så stort driftsmiljø på IKT området som VLFK er. Det er vidare fleire som påpeiker at det er store utfordringar med IKT-tryggleik og cyber angrep generelt i Noreg, og at dette truleg også er utfordrande for fylkeskommunen.
Høg risiko og/eller vesentleg område knytt til:
- Manglande kapasitet og kompetanse
- Ikkje tilstrekkelege tryggingstiltak
- Brot på regelverk
- Sikre personvern ved innføring av ny teknologi og skybaserte tenester
Aktuelle tema (mellom anna):
- Tryggleikstiltak
- Kompetanse og kapasitet
- Personvern ved innføring av ny teknologi
11. Arkiv og offentlegheit
Det har blitt gjennomført forvaltningsrevisjon av arkivplikt og offentlegheit i fylkeskommunale selskap i Hordaland fylkeskommune (2016), arkiv og offentlegheit i Sogn og fjordane fylkeskommune (2017) og arkiv og offentlegheit i Hordaland (2018). I tillegg har Arkivverket hatt tilsyn med Hordaland fylkeskommune i 2018 - der pålegg framleis ikkje er løyst.
I intervju blir det vist til utfordringar knytt til arkivering og journalføring i fylkeskommunen. Det blir peikt på at relevant informasjon blir delt i plattformar som til dømes Microsoft Teams, e-post, chat, SMS, Elements osv. og at det er risiko for at denne typen informasjon ikkje blir arkivert og journalført i samsvar med krav i regelverket. Det blir vidare peikt på at det har vore avdekka avvik knytt til arkivering og journalføring.
I spørjeundersøkinga blir det vist til at ein i fylkeskommunen ikkje har ei felles forståing knytt til kva som er arkivverdig materiale. Det blir vist til at arbeidet med arkiv og journalføring manglar forankring og konsekvensen av dette er at alle avdelingane lagar eigne regler, rutinar for handtering, klassifisering og handtering av data.
I intervju blir det stilt spørsmål med om VLFK ivaretek førespurnadar om innsyn på ein tilfredsstillande måte i heile organisasjonen.
Høg risiko og/eller vesentlegheit knytt til:
- Brot på regelverk
- Personopplysningar
- Publisering av offentlege dokument
- Openheit
- Arkiveringspraksisar
Aktuelle tema (mellom anna):
- System og retningslinjer for arkivering
- Kompetanse i organisasjonen
12. Fagopplæring og lærlingordninga
Det blir i 2024 gjennomført ein forvaltningsrevisjon av fagopplæringa og lærlingordninga. Denne er bestilt med bakgrunn i førre plan.
Føremålet med det pågåande prosjektet vil vere å undersøkje om Vestland fylkeskommune har etablert føremålstenlege system og rutinar for å ivareta sitt ansvar for fagopplæring i vidaregåande utdanning, og bidra til høg grad av gjennomføring i fagopplæringa. Med bakgrunn i føremålet er det utarbeidd følgjande problemstillingar som vil bli undersøkt:
- Har fylkeskommunen etablert føremålstenlege system for samarbeid med og oppfølging av opplæringskontor og lærebedrifter?
- I kva grad arbeider fylkeskommunen systematisk for å sikre god rettleiing og informasjon til dei som skal bli lærlingar eller lærekandidatar, og med å sikre at alle kvalifiserte søkjarar får læreplass?
- I kva grad har fylkeskommunen føremålstenlege system, rutinar og tiltak for å bidra til høg grad av fullføring blant lærlingane?
Revisjonsrapporten skal leverast kontrollutvalet i slutten av oktober 2024.
Eventuell ny forvaltningsrevisjon av området vil først vere aktuelt på slutten av planperioden, med mindre det pågåande revisjonsarbeidet avdekker vesentlege avvik.
I intervju til risiko- og vesentlegheitsvurderinga bak ny plan blir det vist til at der viktig at det høgt fokus på at lærlingane i Vestland fylke blir ivaretatt på ein god måte. Samtidig blir det peika på at det hadde vore interessant å gjennomføre ein undersøking av korleis lærlingplassar blir formidla og korleis opplæringskontoret i VLFK arbeider med dette. Det blir også vist til at ein må ha merksemd retta mot mobbing og utanforskap i lærlingbedriftene. Tal frå kvalitetsmeldinga for vidaregåande opplæring 2022-2023 viser at 3,1 % av lærlingane i Vestland fylkeskommune oppgjer at dei opplever at dei blir mobba. Dette er under det nasjonale gjennomsnittet på 3,5 %.
Høg risiko og/eller vesentlegheit knytt til:
- Lærlingplassar
- Arbeidsmiljø i lærlingbedrifter
- Lærlingoppfølging
- Brot på regelverk
Aktuelle tema (mellom anna):
- Samarbeid med og oppfølging av opplæringskontor og lærebedrifter
- Rettleiing og informasjon til lærlingar
- System, rutinar og tiltak for å bidra til fullføring
13. Anskaffingar og kontraktsoppfølging
Det blir i 2024 gjennomført ein forvaltningsrevisjon av anskaffingar og kontraktsoppfølging. Denne er bestilt med bakgrunn i førre plan.
Føremålet med det pågåande prosjektet vil vere å undersøkje om Vestland fylkeskommune har ei føremålstenleg organisering av arbeidet med anskaffingar og kontraktsoppfølging, om system og rutinar er i samsvar med krav i regelverket og om regelverket blir etterlevd i anskaffingsprosessar og kontraktsoppfølginga.
Med bakgrunn i føremålet er det utarbeidd følgjande problemstillingar som vil bli undersøkt:
- I kva grad er det etablert tydeleg fullmaktsstruktur og ei klar fordeling av rollar og ansvar knytt til anskaffingar og kontraktsoppfølging?
- Er det etablert tilstrekkeleg system og rutinar for anskaffingar i fylkeskommunen som sikrar at desse skjer i samsvar med krav i regelverket?
- I kva grad har fylkeskommunen etablert føremålstenelege rutinar for kontraktsoppfølging?
- I kva grad blir reglar for offentlege anskaffingar etterlevd i fylkeskommunen sine anskaffingar?
Revisjonsrapporten skal leverast kontrollutvalet i slutten av oktober 2024.
Eventuell ny forvaltningsrevisjon av området vil først vere aktuelt på slutten av planperioden, med mindre det pågåande revisjonsarbeidet avdekker vesentlege avvik.
Regelverket for offentlege anskaffingar er komplekst og stiller strenge krav til VLFK som innkjøpar. Det er slik ein ibuande regulatorisk risiko på området. Frå januar 2024 blei det også innført skjerpa krav om å vekte klima- og miljøomsyn i offentlege anskaffingar og det blei innført fleire nye seriøsitetsføresegner i reinhalds-, bygge- og anleggskontraktar. I spørjeundersøkinga kommenterer fleire at den største risikoen for manglande regeletterleving er innan anskaffingar og anskaffingsregelverket og at erfaringane viser at det blir gjort ein del feil på dette området. Mange peikar på at innkjøpsavdelinga i VLFK er svært kompetente, men at det er ein risiko for at det blir gjennomført innkjøp meir lokalt i organisasjonen som ikkje er i tråd med regelverket.
I intervju blir det også vist til at ein vesentleg utfordring er å følgje opp seriøsitetsbestemmingane i innkjøpa i etterkant av inngått kontrakt eller avtale. Det blir vidare stilt spørsmål ved om fylkeskommunen generelt sikrar tilstrekkeleg kontraktoppfølging.
I fleire dokument går det fram at det er eit mål at Vestland fylke skal bidra til å nå klima- og miljømåla gjennom offentleg innkjøp. I intervju blir vist til at VLFK er i ferd med å finne eit system for innkjøpspraksis der ein vektar klima og miljø på ein annan måte enn tidlegare for å imøtekomme nye krav.
Høg risiko og/eller vesentleg område knytt til:
- Kompetanse
- Brot på innkjøpsreglement
- Kontraktsoppfølging
- Leverandøroppfølging
- Innkjøpskrav knytt til klima og miljø
- Rutinar og kontroll
Aktuelle tema (mellom anna):
- Vekting av klima og miljø
- Kontraktsoppfølging
- Bruk av rammeavtalar