Instruks for levering av arkiv til digitalisering og/eller ordning

Denne instruksen gjeld spesifikt digitalisering og/eller ordning av papirarkiv, skapt både før og etter 1964.

Innleiing

Desse tenestene går utover basistenestene til medlemmane i Kommunearkivordninga. Unntaket er ordning av papirarkiv skapt før 1964, som er dekka av basistenestene. Eigne avtaler skal inngåast i kvart tilfelle. Avtalane vil dekke alle forhold knytt til oppdraget. Det er ikkje avgrensing på kva type arkiv som kan leverast. Det er heller ikkje krav om at arkiva skal vere gått ut av administrativ bruk for å kunne ordnast eller digitaliserast.

Vi nyttar i denne instruksen omgrepet levering, og ikkje deponering av arkiv. Deponering er det endelege resultat av arbeidet, og føreset at arkiva er ordna/digitaliserte ferdig av Kommunearkivordninga før dei deponerast i våre magasin.

Arkiv som vert deponert til Kommunearkivordninga skal takast vara på for ettertida og gjerast tilgjengelege for bruk i samsvar med lovverket. Sjå lenker til dei ulike lovene og forskriftene i referanselista.

Føremålet med arkivlova er:  

 

å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.

 

Arkiva skal deponerast i ein slik stand at ein sikrar bevaring og attfinning. Kommunearkivordninga tek som depotinstitusjon over oppgåver knytt til forvaltning av materialet. Ansvaret og råderetten over arkiva ligg framleis hjå kommunane. Me tilrår at kommunen til ein kvar tid har ein oppdatert systemoversikt, til dømes i arkivplan og at planen reviderast jamleg.

2. Kva kan leverast?

Til ordning: Alle typar papirarkiv. Arkivmateriale som er skada av mugg, vatn eller anna må handsamast i tråd med eigen instruks for skada materiale. 

Til digitalisering: Alle typar papirarkiv med format inntil breidde 1194 mm, som er maksimal bredde på skanning.

2.1.   Inneheld arkivet andre format enn papir?

Audiovisuelt materiale som til dømes fotografi, filmrullar, kassettband, diskettar, VHS med meir må kommunen gjere ei bevaringsvurdering[7] av før dei vert leverte til ordning eller digitalisering. Sjå bevarings- og kassasjonsreglementet til Arkivverketfor meir informasjon. Slike arkivstykke skal konverterast til godkjende arkivformat, ei oppgåve som krev spesialutstyr. Ta kontakt med Kommunearkivordninga om de har spørsmål om dette.

Ein del arkiv vil også innehalde gjenstandar som til dømes stempel, pins med meir. Dette er ein eigen serie i norsk allment arkivskjema, og kommunen må før levering også her gjere ei bevaringsvurdering. I enkelte tilfelle vil dette krevja anna type emballasje.

3. Klargjering av materialet før levering

I forkant av at arkivet leverast skal synfaring vere gjennomført av Kommunearkivordninga, og avtale for oppdraget skal vere signert av begge partar

3.1. Bestandsoversikt

For å få ei oversikt over arkiva og tilhøyrande arkivstykke treng vi liste med følgande opplysingar før arkivet vert levert:

  • Kva eining som har skapt arkivet (arkivskapar – kommune og eining)
  • Historikk om arkivet/arkivskaparen
  • Kva tidsperiode arkivet er skapt
  • Kva ordningsprinsipp som er brukt
  • Kva arkivseriar og periodiseringar arkivet inneheld
  • I kor stor grad arkivet er i bruk
  • Tal hyllemeter slik det står hos kommunen
  • Ordningsgrad definert i eigne retningslinjer
  • Om delar av arkivet eventuelt også er skapt i eit elektronisk system, og kva system dette er.

Sjå vedlegg for skjema for bestandsregistrering. Skjemaet skal fyllast ut og leverast til Kommunearkivordninga før arkivet vert transportert.

3.2. Generelt for alle oppdrag

  • Det er ikkje krav om bruk av godkjend syrenøytral emballasje, eller om reinsking av arkiv før levering. Oppdrag om ordning/digitalisering inkluderer reinsking og naudsynt omemballering.
  • Arkivboksar, hengemapper og permar kan pakkast rett i kasser i eigna storleik, men ikkje større enn at ein kan klare å løfte dei
  • Kassar merkast tydeleg med nummer, kommunenamn, arkiv og gjeldande ordningsprinsipp
  • Kvar pall merkast med tal kasser (t.d. 1 av 20) , namn på kommune og arkiv
  • Høgda på pallen bør ikkje overstige ca. 160 cm. Surrast i plast
  • Det skal førast eiga liste over innhaldet i kassane, med tydeleg nummerering

3.3. Arkiv som skal digitaliserast

  • Kommunen må installere innsynsløysing 
  • Kommunen må ha brukar i Matrikkelen
  • Kommunen må ha oppstartsmøte/opplæring med leverandør av innsynsløysing før arkivet er sendt.
  • Det må det gå tydeleg fram i bestandsoversikta kva ordningsprinsipp som gjeld
  • Byggesaksarkiv skal være sortert på gards- og bruksnummer, i stigande rekkefølge. Dersom byggesaksarkivet er ordna etter eit anna ordningsprinsipp enn gards- og bruksnummer må dette gå tydeleg fram i bestandsregistreringa og i merking av arkivboksar og kasser. 
  • Kassene merkast med nummer, namn på kommune, type arkiv, ytre gards- og bruksnummer eller anna gjeldande ordningsprinsipp  (t.d. Kasse 1, Gloppen kommune, byggesaksarkiv, gbnr 1/1-12/1)

4.Transport av arkiv til depot

Kommunen har hovudansvaret for transport til Kommunearkivordninga, og transporten skal gå direkte til Kommunearkivordninga sine arkivlokale. Kommunen må i god tid bestille transport, og naudsynt mengde kasser og pallar. Kommunen må stille med 1-2 personar på pakkedag. Kommunearkivordninga stiller med ein person på pakkedag, og vil hjelpe til i prosessen med å transportere arkiva, samt gi råd om pakking og merking.

Alt materialet skal pakkast forsvarleg og sikrast for transport til depot. Transporten må vere framme til Kommunearkivordninga i ordinær arbeidstid. Kommunearkivordninga har ansvaret for å pakke ut arkiva og stille dei opp i arkivlokala. Kommunen får kvittering på motteke arkiv.

5. Innsyn, registrering og publisering

Etter fullført ordning/digitalisering av arkiva vil Kommunearkivordninga registrere arkiva i fagsystemet Asta, og publisere arkivkatalogen på Arkivportalen.

Ytterlegare innsyn, betening, registrering og publisering vil verte avtalefesta i kvart tilfelle.

6. Avvik

I tilfelle der avvik frå krav til klargjering av materialet, oversikt og transport spesifisert i denne instruksen fører til meirarbeid for Kommunearkivordninga i Vestland vert dette fakturert kommunen. 

7. Vedlegg

8. Referanseliste