Instruks for handtering av skada arkivmateriale

Innhald

  1. Innleiing 
  2. Kva er eit godt arkivlokale?    
  3. Mugg
  4. Skadedyr
  5. Mekanisk skade 
  6. Kjemisk nedbryting av foto- film og lydmateriale     
  7. Digitalt lagra materiale
  8. Beredskap ved akutte hendingar
  9. Referanseliste, lenker og vedlegg

1. Innleiing

Denne instruksen er eit hjelpemiddel for alle som skal handtere skada fysisk arkivmateriale. All forringing av arkiv inneber fare for tap av informasjon, og rett handtering kan hindre at dette skjer.  Med arkivmateriale meinast her offentlege og ikkje-offentlege arkiv som inneheld papir, foto, filmrullar, lydband m.m. Instruksen kan nyttast av kommunar,  bedrifter, organisasjonar og privatpersonar som ønsker å førebygge skade på arkiv eller som må handtere allereie skada arkiv.  

Dette er eit omfattande fagfelt, og instruksen er difor ikkje fullstendig dekkande, men gir eit overordna bilde av kva som er viktig å vere merksam på. Sjå vedlegg for referansar, litteratur, ressurssider og rettleiing.  

Papirarkiv, bøker, fotografi, filmmedium og anna fysisk arkivmateriale kan verte skada av  

  • Mugg 
  • Vatn 
  • Brann med påfølgande sløkkevatn   
  • Skadedyr  
  • Mekanisk skade 
  • Kjemisk nedbryting  

Rett handtering av skada arkiv  

  • hindrar tap av uerstatteleg dokumentasjon, og sikrar bevaring og attfinning i arkiva 
  • hindrar ytterlegare nedbryting av skada arkivmateriale og spreiing frå skada til uskadd arkivmateriale  
  • er utført slik at arkiv ikkje mistar opplysningar og kontekst, til dømes ved å fjerne skada originalemballasje 
  • avgrensar helsefaren for dei som skal handtere arkiva 

Lovverket  

Lover og forskrifter forpliktar arkivinstitusjonar til å sikre arkiva dei forvaltar, og til å verne dei tilsette si helse. For å tilfredsstille lovkrava er det difor avgjerande for både arkiveigar og depotinstitusjon å ha gode rutinar for identifisering og handtering av skada arkivmateriale. 

Forvaltning av offentlege arkiv og omsynet til dei som skal forvalte arkiva er heimla i lovverket.

Deponering av arkiv 

Offentleg skapte arkiv: Vi tek ikkje i mot skada arkiv som er ueigna for langtidsbevaring, eller arkiv som inneheld skadedyr. Dei som ønsker deponere offentleg skapte arkiv hos oss må sjølv gjere dei tiltaka som er naudsynte for at arkiva er klare for langtidsbevaring, anten på eiga hand eller ved bruk av profesjonelle firma. Denne instruksen kan nyttast som rettleiing, og dei det gjeld bør ha god dialog med KAV om prosessen fram mot deponering. Sjå elles instruksar for deponering av kommunale arkiv her  

Arkiv og dokumentasjon skapt av private aktørar: Når det gjeld arkiv og dokumentasjon skapt av bedrifter, personar og lag/organisasjonar, vil fylkeskommunen gjere ei vurdering i kvart einskild tilfelle om det er aktuelt å ta i mot skada arkiv.

2. Kva er eit godt arkivlokale?  

Offentlege arkivinstitusjonar er pålagde å følgje krava i Riksarkivarens forskrift § 2 for å verte godkjende som arkivlokale3. Private arkiveigarar er ikkje underlagde dei same krava som dei offentlege, men bør prøve å ha så optimale tilhøve som mogleg for arkiva sine. Sjølv om arkivlokalet i utgangspunktet har vore bra, vil det i kommunar og hjå bedrifter, organisasjonar, lag og privatpersonar kunne finnast arkiv der det ikkje har vore rutinar eller tilsyn i høve mugg og andre ting som kan skade arkiv. Denne instruksen gjev retningslinjer for korleis ein kan skape gode arkivlokale. 

Førebyggande tiltak 

Førebyggande tiltak er alltid meir effektive enn tiltak etter at skade er oppstått! 

For alle arkivlokale er dei følgande tiltaka retningsgivande for å skape så gode tilhøve som mogleg. Det bør utpeikast ein ansvarsperson for utarbeiding av rutinar, og for iverksetting  og oppfølging av tiltak. 

Klimastyring

Alle former for arkivmateriale er utsett for ei gradvis kjemisk nedbryting. Denne nedbrytinga skjer raskare ved høg temperatur og/ eller høg relativ fuktigheit i arkivlokalet. Viss den relative luftfuktigheita er over 65%, er det stor fare for at materialet vert angripe av mugg.   

  • Prøv å oppretthalde eit så stabilt klima som mogleg. Temperaturen bør ikkje svinge meir enn +/- 1 ºC. Den relative luftfuktigheita bør ikkje svinge meir enn +/- 5 %  
  • Unngå å lagre arkiv på loft eller i kjellar, eller på hyller som står mot ein yttervegg, for å unngå svingingar i fukt og temperatur.
  • Syt for god luftsirkulasjon for temperaturregulering
  • Papir bør ha temperatur 18–21 °C og relativ fuktigheit 45–55% 
  • Fotografisk materiale bør lagrast i mørke med temperatur under 21 °C og under 55% relativ fuktigheit. Dei ideelle forholda for dei fleste typar foto er 5–8 °C og relativ fuktigheit under 30%
  • Magnetisk materiale (lydband, disketter osb.) og optiske plater (CD/R) oppbevarast under same klimaforhold som papir 

Øvrige tiltak   

  • Fuktig materiale må tørkast før oppbevaring i arkivlokale  
  • Unngå tett emballasje med dårleg ventilasjon  
  • Lagre arkiv i rom som er enkle å komme til i, i tilfelle det vert naudsynt å flytte arkivmaterialet raskt 
  • Utstyr omluftssystema med hepafilter 
  • Ha gode reinhaldsrutinar, slik at overflater, golv og veggar lett kan reingjerast og avgrense støvsamling. Naudsynt bruk av vatn i lokalet må ikkje skade arkivmaterialet 
  • Ikkje ha plantar i arkivlokalet og der arkivmateriale vert handtert. Jord aukar luftfuktigheit og kontaminasjonsfare 
  • Ikkje ta med mat og drikke inn i arkivlokalet 

 Mottak av arkiv 

  • Ta i mot og pakk ut varer/arkiv i eige mottaksrom  
  • Original transportemballasje kan vere kontaminert. Kast den i plastdunkar eller ber ut av bygningen. Evt. informasjon om arkivmaterialet på emballasjen må registrerast.   

Helse, sikkerheit og personlege vernetiltak  

Handtering av arkiv som er skada av mugg eller er under kjemisk nedbryting inneber helsefare. Sjå meir om årsakene til dette i andre kapittel i instruksen.

Dersom ein har mistanke om, eller det er påvist, mugg i arkivlokalet eller på arkivmaterialet, skal ein nytte personleg verneutstyr (PVU). Det same gjeld for kjemisk skada materiale, der avgassing frå den kjemiske nedbrytinga kan vere helseskadeleg. Kva ein skal nytte avheng av skadetype og omfang. Sjå vedlegg for fullstendig utstyrsliste.

  • Andedrettsvern med P3-filter. For vern mot helserisikostoff i arbeidsmiljøet, sjå Beskyttelsesklassar og Filterguide
  • Nitrilhansker. I tråd med ISO-standard ISO374-5:2016 (dvs. motstandsdyktig mot farlege kjemikaliar og mikroorganismar som sopp): 
  • Briller 
  • Arbeidskle 
  • Heildekkande drakt  
  • Eigna arbeidslokale, med naudsynt ventilasjon 

 Vi tilrår elles å følge retningslinjene under:  

  • Det personlege verneutstyret skal berre brukast eller oppbevarast i dei lokala ein arbeider med skada materiale for å unngå spreiing av helseskadelege stoff til andre arkiv eller lokale 
  • Dei som handterer potensielt skada materiale må få opplæring og praktisk øving i arbeidet, og opplæring i vernetiltak og bruk av personleg verneutstyr 
  • Desse skal også få orientering om helsefaren og tilbod om å konsultere helsepersonell 
  • Talet på tilsette som skal handtere slikt materiale må haldast lågt og varigheit av eksponering må vere avgrensa. Sjå arbeidstilsynet. 

Også rustne stiftar, binders m.m kan innebere helsefare. Oppfrisking av stivkrampesprøyte kvart 10. år er tilrådeleg.  

3. Mugg

Mugg er mikroskopiske planter som dannar sporar, og sporane finst overalt i lufta og spreiast med lufta. Sporane gir ny vekst av muggsopp om dei har tilgang til næring, riktig temperatur og fukt. Muggsopp har svært små krav til næringsstoff og miljø, og er difor nærast uavgrensa levedyktige. I naturen er muggsoppen si oppgåve å bryte ned biologisk materiale, og finst overalt på fuktig organisk materiale. I eit inneklima med lågare luftsirkulasjon og høg luftfuktigheit vil muggsporene lande på overflater og etablere muggkoloniar. Dei festar seg gjerne til støvpartiklar og overflater dei landar på, der dei ligg i dvale, og spirer så snart forholda ligger til rette for det. For liste over muggsopptypar, sjå s. 13 i rettleiaren frå Kulturrådet, Skadet fotografisk materiale.

Ulike døme på muggangrep. Alle foto: Fylkesarkivet

Kva gjer mugg med arkiv?

Når muggsporane landar på arkivmateriale og det oppstår muggsoppvekst får vi det som kallast mugginfisert arkiv. For at dette skal skje må arkivmaterialet ha vore utsett for høg fuktigheit over noko tid (1-3 dagar). Det er stoffskifteprosessane til muggsoppen som gjer skade på arkiv.

Dersom materialet er fuktig eller vått vil muggen vere aktiv og sporedannande. Dersom materialet er tørt, er muggen inaktiv, men kan blomstre opp under dei rette forholda. I alle tilfelle vil der vere millionar av sporar – også ein gammal vasskade som har tørka opp kan føre til helseskade pga. sporane. Ikkje all mugg er synleg, og sporane er også usynlege for oss. Muggsopp produserer flyktige organiske forbindelsar, og det er dette vi kan kjenne att som typisk kjellarlukt.

fotonegativ med muggskade
Eksempel på fotonegativ med muggskade. Foto: Fylkesarkivet

Muggsopp øydelegg arkiv ved å

  • splitte opp cellulosen i papir
  • produsere vatn som øydelegg fastheita i papir
  • produsere organiske syrer som angrip papir
  • skilje ut fargepigment (svarte, raude, brune, gule) som ikkje er vassløyselege og forårsakar irreversibel misfarging av materiale
  • bryte ned emulsjonen på fotonegativ

Kva gjer mugg med helsa vår?

Muggsopp og muggsoppsporar kan vere skadelege for oss. Dei ber allergene stoff og skil ut giftstoff. Sporane er svært små, følger luftstrømmane, og kan komme ned i lungene og forårsake sjukdom.

Men ikkje alle typar muggsopp er like skadeleg, og det varierer også kor disponerte ulike personar er for helseplager forårsaka av muggsopp. Alle har ei grense for kor mykje muggsoppeksponering dei toler, men det er svært individuelt kor denne grensa går, og ein veit heller ikkje når den er nådd. Jo oftare eksponering for muggsopp, desto større fare for helseskade. Sidan det dessutan er vanskeleg å avgjere kva art muggsopp det er med det blotte auge, må ein handtere all mugg med same varsemd.

Helsefaren knytt til muggsopp er i hovudsak desse:

  • Allergiske reaksjonar (nyse- og hosteanfall, snufsing, diaré, oppkast, feber og astma) som skuldast kontakt mellom soppsporar og slimhinnene våre. Desse kan oppstå akutt, eller nokre timer etter eksponeringa. Ein mindre, men jamleg eksponering overfor moderate doser av muggsoppsporer kan også føre til utvikling av allergi. Alle har ei tolegrense, men ein veit ikkje kor den går før den er overskrida
  • Forgiftingsreaksjonar mykotoksinane i muggsoppen. Disse kan forårsake sjukdom hos personar eksponerte for høge konsentrasjonar, og hos disponerte personar. Symptoma er trette, dårleg allmenntilstand, hovudverk og irriterte slimhinner. Ein annan mykotoksisk reaksjon kallast MMIS. Symptoma er hudbetennelse, tett nase, halsbetennelse og astma.
  • Mykosar, eller soppinfeksjonssjukdommar, som kan oppstå ved eksponering for høg konsentrasjon av muggsoppsporer. Dette gjelder særleg personar med nedsett immunforsvar, og kan oppstå som infeksjon i lungene med spreiing til hjarte, nyrer eller lunger.

For meir informasjon:

Korleis kjenne att mugg?

   Foto: Fylkesarkivet

Sidan muggsopp ikkje alltid er synleg kan det vere utfordrande å fastslå om et arkivmateriale eller -lokale er mugginfisert. Det finst likevel det nokre teikn ein kan sjå etter dersom ein har mistanke om muggsoppvekst:

  • Sjå og lukt etter teikn til mugg og fuktigheit, i lokalet eller ved handtering av arkiv. Det vil lukte typisk «kjellar» i eit lokale med mugg. Tørk av overflaten med mikrofiberklut før du luktar på ho
  • Om du ser på arkivmaterialet i sidelys vil muggsopp, til forskjell frå skit og smuss, ofte ha ei litt lodden overflate. Du kan evt. nytte lommelykt til dette
  • Flekkar på materialet i gult, grønt, kvitt, svart eller raudt
  • Muggsopp trivast der det er tilleggsnæring, som lim og feittrestar etter fingre eller matsøl
  • Du vil ofte sjå spor etter vasskade, som fuktskjoldar, eller at materialet framleis er fuktig eller vått. Rust på stiftar og binders, eller bulkete papir, er teikn på at der har vore fuktigheit
  • Spor av at mus eller insekt har spist av papiret er ein indikator på uheldig inneklima
  • Støv er oppsamlingsstad for sporar, og mykje støv og dårleg reinhald er teikn på gode vilkår for muggsopp

Sjekkliste for arkivlokalet

  • Kor høg er luftfuktigheita?
  • Kva luktar det?
  • Kan du sjå saltutslag? Saltutslag kan sjåast som eit kvitt pulveraktig belegg på veggar og golv. Det kan forvekslast med muggsoppvekst, men er ikkje helseskadeleg.
  • Kan du sjå avflassing?
  • Er der svertesopp? Svertesopp  sjåast som svarte flekkar og er ikkje helseskadeleg, men er teikn på fuktigheit.
  • Er det teikn til vasslekkasje?
  • Ser du insekt?

Sjekkliste for arkivmateriale

  • Er det støvete/skittent?
  • Dunete flekkar?
  • Synlege flekkar?
  • Fuktskade?
  • Luktar det?
  • Er det merke etter insekt?
  • Har det vært flytta på?

Førebyggande tiltak

Sjå kap. 2 i instruksen

Tiltak ved skade

Mugg kan vere skadeleg for både menneske og arkiv, men det er viktig å bruke sunn fornuft og ikkje bli grepen av panikk dersom ein støyter på mugg. Vurder omfanget av utbrotet, verken over- eller undervurder helsefaren og gjer naudsynte tiltak. Sjå innleiing om bruk av personleg verneutstyr. Dersom ein er i tvil om framgangsmåte bør ein kontakte relevant faginstitusjon.

Akutt vasskade

Ved akutt vasskade må ein handle raskt. Muggsoppvekst kan oppstå etter berre 24-48 timar i romtemperatur, og samanklebing kan gjere uoppretteleg skade på arkiv. Lufttørking og  frysetørking av arkivmateriale er dei aktuelle tiltaka/tørkemetodane ved slike hendingar.

Lufttørking

Er det snakk om små mengder materiale, kan ein legge til rette for lufttørking:

  • Ved lufttørking er det viktig å ha god luftsirkulasjon og få materialet overflatetørt så fort som mogleg
  • Finn ut korleis lufta sirkulerer i rommet , sidan muggsporar vil følge luftstrømmane og spreie seg
  • Det beste er å ha et avtrekksskap med hepafilter, eventuelt utlufting direkte ut
  • Vifter og anna utstyr må holde lufta i rørsle, og materialet må spreiast utover på reine flatar
  • For å hindre muggsoppvekst må temperaturen haldast under 18° C
  • Innbundne journalar, møtebøker og kopibøker som er fuktige eller delvis våte: Set dei opp på vassugande papir og opne varsamt. Ikkje opne dei enkelte sidene.
  • CDar, DVDar, video- og audiokassettar, magnetiske medium og glassplatenegativ: Legg dei utover, rull av kjerna, og lufttørk innan 72 timar
Nedfrysing

Dersom det ikkje er praktisk mogleg å lufttørke arkivmaterialet, er rask nedfrysing første steg ved akutt vasskade. Dette skapar kontroll i ein uoversikteleg situasjon, ein får stabilisert materialet og får tid til å tenke på vidare tiltak.

  • Nytt Arkivverket sin rettleiar for Restverdiredning av skada materiale. 
  • Sjå også Moss kommune om  Brann- og vasskade i arkivet
  • Det er lurt å ha oversikt over større slakteri, fiskeribedrifter, kjøttprodusentar, mathallar osb. i området. Dei kan ha store frysehaller, lastebilar eller containarar med frys tilgjengeleg.
  • Konsentrer redningsarbeidet om prioritert arkivmateriale. Kva er viktigast å redde?
  • Frys alt papirmateriale som er fuktig eller vått, og som ikkje kan lufttørkast innan 48 timer
  • Dersom det er praktisk mogleg, bør ein skilje mellom tørt, fuktig og heilt vått materiale. Slik kan ein unngå å skade det lett fuktige materiale ved tørking saman med det våte materialet
  • Ikkje opne eller lukke skada materiale eller forsøk å skilje dokument som kleber seg saman
  • Pakk i tette posar og små bunkar (ca. 5 cm)
  • Merk med funnstad og hylle dersom mogleg
  • Dersom arkivstykket må omemballerast, må all informasjon på originalemballasjen registrerast
  • Nedfrysing bør skje så raskt som mogleg og ved temperatur under –18 °C. Jo lågare temperatur ved innfrysing, jo mindre vert iskrystallane og med det skadane på dokumenta. Rask nedfrysing stabiliserer dessutan alle vassløyselege stoff i materialet. Videre lagring av nedfryst materiale bør normalt skje ved –18 °C eller lågare.
  • Når arbeidet med å få materialet fryst er fullført, skal konservator, bevaringsinstitusjon eller andre profesjonelle firma kontaktast for vidare oppfølging.
Frys ikkje: CDar, DVDar, video- og audiokassettar, magnetiske mediar og glassplatenegativ. Legg dei utover, rull av kjerna, og lufttørk innan 72 timar.
Frysetørking

Frysetørking er det tiltaket som følger etter at vasskada materiale er nedfryst, med det føremål å sikre langtidsbevaring. Sjå vedlegg for liste over firma som tilbyr frysetørking. 

Frysetørking er ein prosess som inneber at vatn fjernast frå det nedfryste materialet ved hjelp av vakuum, slik at vatnet fordampar frå stoffet på grunn av det svært låge lufttrykket.

Materiale som er fryst ned rett etter vasskade egnar seg som regel godt til frysetørking. Metoden egnar seg for mange materialtypar, og for store mengder dokument. Sannsynlegvis vil mykje vått materiale kunne reddast etter nedfrysing. For heilt vått materiale som er frysetørka må ein rekne med utgifter til ominnbinding og omemballering, og også eventuelle konserveringstiltak, før det kan settast tilbake i arkiv og langtidslagrast. Arkivmateriale som berre har vore fuktig vil etter frysetørking ofte kunne settast rett tilbake i arkivet.

Fotografisk og audiovisuelt materiale skal ikkje frysetørkast.

Muggsopp som har oppstått over tid  

  • Bruk personleg verneutstyr, som maske og hanskar, og briller og heildekkande drakt i alvorlege tilfelle
  • Når ein oppdagar mugg på tørt materiale, skal det først og fremst støvsugast slik det står i hyllene, før ein handterer det vidare. Støvsug også golv, veggar og hyller. Det skal vere hepafilter i støvsugar
  • Ikkje flytt på materialet før det er innpakka, isolert og skal flyttast til andre lokale eller evt. til sanering
  • Mugginfisert materiale skal pakkast godt inn for å unngå spreiing og oppkvervling av sporar. Bruk helst papir og papp for å pakke inn materialet, sidan tett plast kan sperre inne fukt og føre til auka muggvekst. Merk pakkane godt med kva dei inneheld samt "mugg", og åtvaring mot å opne pakkane uforsiktig
  • Sperr av og merk hyllene
  • Etter flytting må området det materialet stod reinskast. Støvsug alle flatar og reinsk med vassbasert kjemisk desinfeksjonsvæske. Nytt personleg verneutstyr under arbeidet om lokala var sterkt infiserte. Dei sperra hyllene kan deretter takast i bruk att
  • Følg reglar for reine og skitne soner. Unngå rekontaminasjon (spreiing av mugg frå infisert til ikkje-infisert lokale/arkivmateriale) ved flytting av arbeidskle, utstyr, emballasje m.m.
  • Finn årsakene til muggen. Sjå etter vasslekkasje eller fukt. Mål nivået av fuktigheit i lufta NB: Over 60 % relativ luftfuktigheit krev umiddelbare tiltak
  • Mindre mengder med mugginfisert materiale kan tørrensast under avtrekk eller utandørs i fint og tørt vér. Nytt personleg verneutstyr. Kontakt relevant faginstitusjon eller profesjonelle firma or rettleiing ved behov
  • Ved store mengder mugginfisert materiale bør ein nytte eksterne spesialiserte firma.  Sjå vedlegg for liste over firma som tilbyr muggsanering.

Testing og sanering

Arkivmateriale kan sjå tørt og uskadd ut, men likevel ha inaktive muggsporar i seg. Har arkiveigar  mistanke om mugg i arkiv som skal avleverast eller deponerast må dei sjølv utføre testing. Testing gjerast med limstrips som festast på utvalde arkivstykke. Mycoteam leverar test-materiale. Muggsanering utførast av profesjonelle firma.

Hensikten med testing er ikkje først og fremst å påvise muggvekst der den er tydeleg og umiskjenneleg, men å kartlegge eventuell muggvekst på materiale ein mistenker kan være utsett. Slik sikrar man at materialet vert handtert riktig, bevart for framtida og at det ikkje utgjer ein helserisiko for dei tilsette.

Under følger nokre tips til korleis  ein testar. Sjå elles vedlegg for fullstendig rettleiing for prøvetaking.

  • Kontroller typiske skadestader (hjørne, langs vegg, ved røyr osb.)
  • Ta prøver av både fint og stygt, utanpå boksar og inni, og av ulike arkivskaparar
  • Nokre arkivskaparar går oftare igjen, t.d. teknisk etat, forliksråd, jordstyre, skule og heradskasserar. Arkivstykke frå desse arkivskaparane har ofte vore mykje i bruk. Dei kan ha også ha vore med ut på reise, utsett for vér og anna påkjenning. T.d. kunne skuleprotokollane frå omgangsskuletida vere med læraren frå bygd til bygd i båt.  Ta utgangspunkt i materialet sin historikk​. Kor har det vore oppbevart?
  • Om testen er positiv må arkiveigar sjølv bestille og ta kostnaden ved sanering før materialet kan leverast til depot
  • I arkiv som allereie er oppbevart i depot bør det dessutan takast jamlege stikkprøvar
  • Sanering er kostbart, og arkiveigar kan avgjere at ei skjønnsbasert sanering er tilstrekkeleg. Sjå an materialet og materialet si historikk. Ikkje bruk meir tid og ressursar enn naudsynt på testing. Kva vil vere godt nok? Må alt sanerast eller kan det omemballerast? Er det slik at det held å reingjere protokollane på utsida, eller må alle sider tørrsanerast? Både  profesjonelle firma, Fylkesarkivet og Arkivverket vil kunne hjelpe med ei slik vurdering

3. Skadedyr

Skadedyr som skjeggkre, sølvkre, boklus (også kalla støvlus), stripet borebille og mus eller andre smågnagarar kan gjere stor skade på arkiv. Boklus et mugg og er ein indikator på muggproblem. Stripet borebille et treverk, og indikerer høg fuktigheit.Sølvkre og skjeggkre er dei vanlegaste skadedyra i denne samanheng. Dei er ikkje skadelege for oss menneske, men kan gjere stor skade på arkivmateriale sidan dei livnærer seg på m.a. papir. Dei finst i private og offentlege bygningar over heile landet. Dei kan ikkje leve utandørs, men overlever inne, og fraktast inn i bygningar med menneske og transport av varer.

Sølvkre treng høg luftfuktigheit for å overleve, og finst difor i typiske fuktige rom som bad, vaskerom og kjellarar. Sølvkre i arkivlokale, til liks med boklus og borebille, er difor indikator på for høg fuktigheit og dermed gode vilkår for muggvekst. Skjeggkre kan leve i tørre omgjevnadar, og utgjer slik ein større trussel for arkivmateriale, sjølv i arkivlokale med riktig klima. Meir om dette på heimesidene til IKA Kongsberg og på Folkehelseinstituttet sine sider.

Skjeggkre
Skjeggkre. Foto: Wikipedia

 

   

Sølvkre
Sølvkre. Foto: Wikipedia

 

 
Stripet borebille
Stripet borebille. Foto: Wikipedia

 
Boklus
Boklus. Foto: Wikipedia

  

 

    

 Korleis kjenne att skadedyr?

Det kan vere særleg vanskeleg å skilje skjeggkrev frå sølvkre. Under følger tips til korleis du kan kjenne dei att:  

Skjeggkre

  • 15-19mm (vaksen)
  • Lys til mørk matt grå med eventuelle mørkare flekkar
  • Synleg hår langs kroppen og på hovudet
  • Lengre antenner enn kroppen
  • Lengre haletråder enn kroppen
  • Toler luftfuktigheit ned mot 50-55%
  • Klatrar på veggen
  • Aktiv om natta, skjuler seg om dagen

Sølvkre

  • 7-12mm (vaksen)
  • Sølvfarga lysgrå
  • Ganske lite, knapt synleg hår
  • Kortare antenner enn kroppen
  • Kortare haletrådar enn kroppen
  • Krev luftfuktigheit frå 75-97%
  • Kan ikkje klatre på veggen
  • Aktiv om natta, skjuler seg om dagen

 

Førebyggande tiltak

Det vil vere vanskeleg å heilt forhindre spreiinga av skjeggkre i bygningar og lokale, spesielt på stader med hyppig bevegelse av menneske og varer. Gode rutinar reduserer sjansen for at dei kjem inn, og kan gjere levevilkåra deira mindre optimale om dei først er komne inn i bygninga.

Rutinar på mottak av arkiv og andre varer

  • Ta i mot og pakk ut varer/arkiv i eige mottaksrom
  • Fjern original transportemballasje, kast i plastdunkar eller ber ut av bygningen
  • Legg ut limfeller
  • Nytt evt. dobbelsidig tape på golv rundt materialet
  • Overvak materialet 2-3 veker før flytting til ny oppbevaring
  • Plasser materialet deretter på hylle, ikkje på golv eller på trepall
  • Ingen gjenbruk av flyttekassar

Bygg og drift

  • Gode reinhaldsrutinar. Støv og smuss gir gode vilkår for skadedyr. Bruk støvsugar med HEPA-filter
  • Fjern eller tett gøymestader og holrom, ved fuging og tetting av sprekker, røyr- og kabelgjennomføringar, samt finmaska netting på luftekanalar
  • Dobbelsidig tape mellom tilstøytande område kan fungere som fangstmetode og hindre insekta si vandring
  • Ikkje nyt mat og drikke der arkivmateriale handterast eller oppbevarast

Klima

  • Senk temperatur til under 20°. Det bremsar skjeggkreet sin livssyklus

Limfeller

Limfeller tener både som kartlegging  og overvaking, men har også vist seg å vere ein god metode for å halde bestanden nede. Skjeggkre har ein livssyklus som kan spenne over 7 år, dei er nattaktive dyr og kan vere uoppdaga i lang tid. Jamleg fangst er difor effektivt.

  • Plasser limfeller på strategiske punkt i lokalet/ bygninga (t.d. langs vegg, ved dører)
  • Sjekk limfellene regelmessig (t.d. ein gong i månaden) og bytt ved behov

Forgifta åte

Feller med forgifta åte har vist seg å vere den mest effektive måten å nedkjempe skjeggkre på. Åte med virkestoffet Indoxacarb er spesielt effektivt. Det skuldast stor grad av sekundærforgiftning, som inneber at når skjeggkre døyr av åtet vert dei raskt eten opp av sine artsfrendar. Sjå Folkehelseinstituttet for meir om dette. 

Tiltak mot smågnagarar

  • Lokalisering og tetting av skadedyrtilgang. Nytt skadedyrkonsulent
  • Set ut feller og kontroller jamleg
  • Eventuell flytting av arkivsamlinga til ein meir tilpassa oppbevaringsstad
  • Husk – ingen bruk av giftig åte, for å hindre førekomst av smågnagarlik på utilgjengelege stader

Tiltak ved skade

Dersom ein oppdagar at arkiv allereie er øydelagt av skadedyr, vil dei førebyggande tiltaka skildra over vere dekkande for å hindre ytterlegare angrep og forringing av materialet.

Kva gjer skadedyr med arkiv?

Alle skadedyra nemnt over kan gjere stor skade på arkiv. I arkivsamanheng er skjeggkre dei mest vanlege og gjenstridige skadedyra. Skjeggkre kan fordøye stivelse og cellulose i papir, og kan potensielt forårsake alvorleg skade på dokument, bøker og bilde. Dei kan også fordøye bomull, lintøy og andre plantebaserte material. Dei kan difor gjere skade på gjenstandar i arkiv, bibliotek, museum og andre historiske samlingar. Dei et også andre insekt for å dekke proteinbehovet i mangel på andre næringskjelder.

Skjeggkre som har gjort skade. Foto: Fylkesarkivet  

5. Mekanisk skade

Mekanisk skade vil seie at arkivmaterialet er påført fysisk skade av ytre faktorar. Dette gjeld alle arkivtypar. Vanlege årsaker er feil eller uvøren handtering under transport, handsaming eller oppbevaring, eller uhell som følgje av flaum, uvér, brann og vasslekkasje.

Skader som skuldast kjemisk nedbryting, muggsopp og skadedyr er skildra i eigne kapittel i denne instruksen.  

Mekanisk skade på papirarkiv

  • slitasje ved hyppig bruk
  • generell elde
  • porøst, bulkete, uleseleg, samankleba papir (skadar grunna brann, fukt eller mugg)
  • rustskade frå metall
  • skeive ryggar (grunna dårleg oppstilling)
  • overflateforureining

Førebyggande tiltak for papirmateriale

  • Vørdsam handtering ved transport, flytting, nedpakking og oppakking
  • God og formålstenleg emballasje
  • Reine hender, eller hanskar, ved handtering
  • God oppstilling
  • Fjerne metall, plast, lim, tape m.m så langt som råd utan å skade arkivmaterialet unødig

Tiltak ved skade på papirmateriale

  • Syt for god oppstilling
  • Plasser materiale i arkivboks der det er tenleg. Protokollar m.m.  i dårleg stand bør oppbevarast liggande i eiga eske.
  • Avgrens bruk

Dersom arkivmaterialet er veldig skada, bør ein vurdere digitalisering for langtidsbevaring og innsyn. Skada arkiv, t.d. brannskada arkiv, kan imidlertid verte øydelagd ved digitalisering. Vi tilrår å ta kontakt med faginstitusjon eller konservator for spørsmål knytt til konservering og bevaring. 

Mekanisk skade på foto- film og lydmateriale

Denne type materiale kan verte mekanisk skada av det same som papirarkiv, og treng dei same førebyggande og bøtande tiltak (sjå over).

  • Brist- eller knuseskader på glasplatenegativ
  • Merke etter binders, tusj/kulepenn, teip og lim
  • Overflateforureining, som støv, skit eller fingeravtrykk
  • Papirfoto eller film : Krølling, bulking, knekk, riftar eller brettar

6. Kjemisk nedbryting av foto- film og lydmateriale

Analoge foto, lyd- og filmopptak kjem i ulike materialtypar, som til dømes fotopapir (positiv), glasplater (fotonegativ) og ulike typar plastmateriale (fotonegativ, lysbilete, lyd- og filmband). Slikt materiale kan skadast av det same som øydelegg papirarkiv. Men desse materialtypane har i tillegg ulike kjemiske samansetnader som gjer det sårbart for nedbryting i mykje større grad enn papirarkiv. Nedbrytinga kan ikkje reverserast, og i verste fall går motiv og opptak tapt.

Nokre typar nedbryting skapar dessutan helsefarlege gassar. Sjå under for meir informasjon, og innleiande kapittel om personlege vernetiltak.

Korleis kjenne att kjemisk nedbryting?

Teikn på nedbryting av arkivmateriale kan ein både sjå og lukte. Det er viktig å kunne identifisere kva type nedbryting som finn stad. Då veit ein kva tiltak som kan redde arkivet frå ytterlegare nedbryting, og kva type andedrettsvern som krevst på grunn av avgassing. For vern mot helserisikostoff i arbeidsmiljøet, sjå Beskyttelsesklasser og Filterguide 

  • Plastfilm som er i god stand har ei jamn, glatt overflate. Dersom filmen derimot er ujamn, bølgete, klissete, er oppsprukken eller har krakelering, er han under nedbryting.
  • Fotoemulsjonen losnar frå glas- eller plastbasen
  • Plastfilm skil ut gassar som gir ei merkbar lukt når nedbrytinga er i gong. Acetatfilm i nedbrytingsfasen vil lukte syrleg (eddiklukt), og nitratfilm vil lukte kamfer, og etter kvart salpetersyre.
  • Fargefoto bleiknar og mistar fargetonar

Førebyggande tiltak

Det viktigaste ein arkiveigar kan gjere for å bevare desse materialtypane er å iverksette førebyggjande tiltak, og å stabilisere materiale som er under nedbryting. Vidare tiltak bør skje i samråd med ein bevaringsinstitusjon. For meir informasjon om kjemisk nedbryting, sjå ressurssider sist i denne instruksen.

  • Oppbevar materialet i eigna arkivlokale (sjå kap. 1 i instruksen). Det er anbefalt å samarbeide med ein bevaringsinstitusjon som har klimastyrte magasin om særskilt sårbart eller verdifullt materiale
  • Bruk berre pustande emballasje, helst syrefri arkivemballasje. Plastemballasje vil sperre inne gassane som materialet gir frå seg, og konsentrasjonen av gassane fører deretter til auka nedbryting

Tiltak ved skade

Dersom arkivmaterialet er veldig skada, bør ein vurdere digitalisering for langtidsbevaring. Ta kontakt med faginstitusjon eller konservator for spørsmål knytt til konservering og bevaring. 

7. Digitalt lagra materiale

Arkivmateriale kan vere lagra digitalt, på ulike medium som minnepenn, cd, diskett, harddisk og server. Desse objekta kan verte skada av det same som alt anna arkivmateriale. Gjenoppretting av innhald vil ikkje alltid vere mogleg, sjølv med moderne utstyr, og tiltak for å førebygge skade er difor særs viktig.

  • Hugs at digitale medium ikkje har evig liv
  • Syt for gode arkivlokale med naudsynt klimastyring
  • Ta sikkerheitskopiar
  • Konverter til nye medium før det er for seint
  • Om lagringsmediet er forelda, og informasjonen er utilgjengeleg, ta kontakt med relevant bevaringsinstitusjon for vurdering av gjenoppretting av innhald.

8. Beredskap ved akutte hendingar

Beredskap ved akutte hendingar er et omfattande felt, og denne instruksen dekkar berre overordna det ein kan gjere for å redde arkivmateriale dersom uhellet er ute. Ved akutte hendingar som brann og flaum er det svært viktig å iverksette restverdiredning så raskt som mogleg. Timane under og rett etter ei slik hending er avgjerande for restverdiredning av arkiv. Arkivverket om restverdiredning av skada materiale

I ein akutt situasjon bør ein raskt kontakte forsikringsselskapet ein nyttar. Dei vil kunne mobilisere dei aktuelle firma som skal drive skadeavgrensing.

Det vil sjølvsagt vere ulikt kva som krevst av offentlege og private arkiveigarar i denne samanheng. Privatpersonar og -organisasjonar osb. må sjølv vurdere kva type sikkerheit dei ønsker for arkiva sine.

Offentlege institusjonar er lovpålagd å ha ein beredskapsplan.  Arkivinstitusjonar forvaltar uerstattelege kulturhistoriske verdiar og samfunndokumentasjon, og ein beredskapsplan etablerer  rutinar på kva ein skal gjere i akutte situasjonar, kven ein kan ringe, kven som gjer kva, i kva rekkefølge osb. Ein verdibergingsplan syter for at ein får kartlagt kva verdiar ein har som må bergast først. Oslo kommune har utarbeidd ein nasjonal mal for verdibergingsplan . Utgangspunktet for ein beredskapsplan er ein ROS-analyse (risiko- og sårbarheitsanalyse). Den inneheld:

  • Skildring av uønska hendingar
  • Tiltak for å redusere sjansane for risiko
  • Tiltak for å redusere konsekvensane av risiko

Arkivverket har utarbeidd ein rettleiar for korleis ein lagar ein risikovurdering for arkivinstitusjonar. Arkivverket om risikovurdering og internkontroll. 

Beredskapskasse

I tillegg til en beredskapsplan bør ein ha ein beredskapskasse. Sjå døme i vedlegg. Då har ein det utstyret ein treng når det hastar som mest.  

Kvar arkiveigar lyt vurdere kor mykje utstyr han treng å ha i beredskap. Storleik på institusjon, type og mengde arkiv, kva nødstilfelle ein har identifisert som største risiko, beredskapsplanar osb. legg føringar på kva ein treng.  Døma skildra i vedlegg er komplette sett av ulik storleik, men ein kan tilpasse dei eigne behov.

T.d. kan eingongs nitrilhanskar vere betre enn kvite bomullshanskar sidan mange uønska og akutte hendingar inneber vasskade. Tilstrekkeleg mengde FFP3 filtermasker til alle dei som kan verte involvert i ei hending er også viktig. Ein kan i tillegg vurdere å ha ein ryggsekk som innehelder meir utstyr ein trur ein treng. Innhaldet i beredskapskassa må kontrollerast ein gong i året for å sikre at det ikkje er gått ut på dato

I tillegg til ei slik kasse kan ein syte for å ha diverse materiale og utstyr på lager for nødssituasjonar. Det kan vere rullar med plast, samanleggbare plastboksar og skumyoga-klossar (for å løfte ting opp frå golvet). Ein kan også ha ei liste over kva som finst elles i bygningen som kan brukast. Det kan t.d vere lys, samanleggbare bord, pop-up telt, trallar osb.

9. Referanseliste, lenker og vedlegg

Lovverk og forskrifter

Utstyr

Lenker til informasjon

Personleg verneutstyr 

Nyttig å ha: 

Mugg

Skadedyr

Beredskap

Beredskapskasse, døme: 

Profesjonelle firma

Foto og AV- materiale 

Rettleiing til prøvetaking av muggsopp  

Denne rettleiinga er henta frå IKA Kongsberg (april 2023), og omskrive med tillating.

Prøver kan takast med tapestrips (Mycotape)fra Mycoteam. Prøvearka med strips sendast til Mycoteam for analyse. Den eine testen (Mycotape DNA) er dyr og gir mykje informasjon som ikkje er naudsynt. Vi tilrår ein test med 5 tapeavtrekk (Mycotape Classic). Denne tingast på https://mycoteam.no/. Prøvane er gratis, og ein betalar først når dei er analysert.

Her er nokre tips til prøvetaking:

  • Dersom det er mistanke om mugg på materialet som ein følge av kor det har vore oppbevart, er det hensiktsmessig å utelukke materiale som ser fint ut. Noko mugg er ikkje synleg, og det er viktig å få avklart om denne typen mugg finst på materialet. Viss ein ikkje får utslag på test i desse tilfella, kan ein som regel friskmelde alt materiale der det ikkje er synleg muggvekst. Dette vil likevel avhenge noko av kor tett det har vore oppbevart saman med materiale som har muggvekst.  

Denne typen testing gjerast  ved å ta prøve av materialet i ein lukka arkivboks utan hol. Ta prøve anten av eit omslag eller eit ark inne i ei mappe. Dersom ein ikkje får utslag på denne prøven, er det eit godt teikn for det øvrige materialet. 

  • Ta prøver av ein protokoll (utanpå perm og innside perm) ein boks, ei mappe/eit omslag og eit dokument. Dette vil avklare korleis materialet eventuelt må handterast dersom det vert påvist mugg. Dersom det er noko ein er særleg skeptisk til, bruk ein ekstra prøve på det, då gjerne på mappe eller boks, eventuelt ei side i ein protokoll kor margen er mistenkeleg skiten.  
  • Dersom ein tek prøvar av dokument, er det lurt å velje område utan tekst, sidan det kan følgje med litt av det øvste laget med papirfiber.
  • For å avgjere om det er muggsporer i rommet som kan ha ført til muggvekst på boksane, men ikkje materialet, bør det takast prøve av ein boks. Det held som regel med prøve av ein boks, fortrinnsvis ein som ikkje skil seg ut frå dei andre. Dersom det er utslag utanpå boksen, men ikkje inni , kan det vere tilstrekkeleg å omemballere materialet. Dette må gjerast under avtrekk.
  • Dersom materialet har vore oppbevart på ulike stader tidligare, bør ein ta prøver av kvar gruppe/serie. Elles bør ein ta prøver av fleire ulike arkivskaparar dersom det let seg gjere.
  • I feltet for «Prøvested/beskrivelse» på prøvearket skriv ein arkivskapar, serie og boks, deretter kor prøven er teken. Ofte kan det være greitt å legge til om prøven ser fin eller stygg ut. Det er nyttig å ha denne informasjonen når rapporten kjem tilbake frå Mycoteam. Døme: «Rådmann, saksarkiv, boks 12. Prøve tatt på innsida av 3. omslag i boksen. Fin.»
  • Skriv dersom prøven takast av ein protokoll, samt kor i protokollen. Døme: «Innside perm, utside perm, side 32» osb.

Døme på testresultat:

Døme frå rapport frå Mycoteam, etter prøver frå arkivlokale til ein kommune i 2023. Kjelde: Kommunearkivordninga i Vestland.